Galileo: interne tools verbeteren

Het probleem

Fourtress is een software-detacheringsbedrijf dat eigen interne tools heeft ontwikkeld, waaronder Galileo; een urenregistratiesysteem waarin medewerkers hun gewerkte uren per klant kunnen invoeren, en een CV Manager, waarmee medewerkers hun projectervaring kunnen bijhouden. Deze CV’s kunnen vervolgens worden doorgestuurd naar klanten om de best passende kandidaten te selecteren.

Beide tools zijn voornamelijk ontwikkeld met focus op functionaliteit. Hierdoor is de gebruiksvriendelijkheid op meerdere vlakken niet goed. Gebruikers ervoeren frustraties en kwamen met suggesties voor verbetering. Zo mist Galileo basisfunctionaliteiten, zoals efficiënte zoekopties in tabellen, waardoor het terugvinden van projecten omslachtig en niet efficient is.

Het doel

Fourtress wil de gebruikservaring (UX) en gebruikersinterface (UI) van hun interne tools, Galileo en de CV Manager, verbeteren. Daarnaast is er de wens om design guidelines te ontwikkelen. Deze moeten niet alleen zorgen voor consistentie tussen bestaande tools, maar ook fungeren als fundament voor toekomstige interne tools en vergelijkbare klantprojecten.

De aanpak

De opdracht richtte zich op twee doelgroepen:

1. Gebruikers van de tools die een gebruiksvriendelijke, intuïtieve interface nodig hebben.
2. Developers die tools bouwen, maar moeite hebben met het consistent houden van UX/UI.

Omdat de interne tools door verschillende engineers zijn gebouwd (vaak tussen klantprojecten door), zijn er verschillende knelpunten ontstaan:

• Een gebrek aan UX/UI-kennis onder developers.

• Geen duidelijke richtlijnen, wat leidt tot inconsistente features.

• Fragmentatie in het ontwikkelproces.

Tijdens het onderzoek is gekeken naar zowel de gebruiksproblemen binnen Galileo als de uitdagingen in het ontwikkelproces.

Hoofdvraag
Hoe kunnen de bestaande interne tools en het ontwikkelproces worden verbeterd en gestroomlijnd op het gebied van UX/UI, zodat gebruikers efficiënter en consistenter met de tools kunnen werken?

Het proces

Startfase
De opdracht begon met een brede focus op het verbeteren van Galileo en het ontwikkelen van guidelines. Al snel bleek de grootste winst te behalen in de beheeromgeving van Galileo, waar veelgebruikte functionaliteiten ontbraken of onlogisch waren ingericht.

Analyse
Er zijn diverse onderzoeksmethoden ingezet:

• Heuristische evaluatie

• UX-audit van gemeenschappelijke componenten

• Interviews met gebruikers en developers

Hieruit bleek onder andere dat:

• In de beheeromgeving erg belangrijke functies ontbreken, zoals gericht zoeken binnen lange projectlijsten.

• Er veel inconsistentie bestaat in UI-elementen en interactiepatronen.

• Er behoefte is aan duidelijke en toegankelijke design guidelines.

Daarnaast is onderzocht hoe succesvolle bedrijven hun design systems documenteren. De opzet van de guidelines voor Fourtress is hierop gebaseerd, met aandacht voor UI-componenten, stijl, toegankelijkheid en gebruiksinstructies.

Designfase
De inzichten zijn vertaald naar verbeterde designs voor Galileo. Dit is verwerkt in een clickable prototype. Klachten van gebruikers zijn hierin opgelost en best practices zijn toegepast. Ook is een eerste versie van de guidelines opgesteld, waarin wordt uitgelegd hoe en wanneer specifieke componenten gebruikt moeten worden.

Developmentfase

• De Angular-versie is geüpdatet van 11 naar 13, wat technische uitdagingen met zich meebracht vanwege verouderde dependencies.

• De component library is verbeterd: stijlen zijn geüniformeerd en nieuwe functies toegevoegd.

  • De tabelcomponent kreeg o.a. een zoekfunctie, filters en aanpasbare weergave.

  • De dialog component kreeg een nieuwe variant met een directe switch tussen weergave- en bewerkingsmodus.

Testfase
Het prototype is getest met gebruikers aan de hand van herkenbare taken. Op basis van feedback is een tweede versie ontwikkeld.

Daarnaast zijn de guidelines getest in de praktijk: engineers kregen de opdracht een fictieve feature te bouwen (loempia-bestelfunctie) met behulp van de nieuwe component library en richtlijnen. Hoewel de feature niet functioneel hoefde te zijn, gaf deze test inzichten over de toepasbaarheid en duidelijkheid van de guidelines.

Review

De bevindingen en aanbevelingen zijn gebundeld in een adviesrapport. Dit bevat adviezen over het gebruik van de guidelines en suggesties voor verder onderzoek buiten de scope van dit project.

De resultaten

• UX/UI-verbetering Galileo: Door gebruikersonderzoek en iteratief designen is de beheeromgeving van Galileo een heel stuk verbeterd. Functies zijn logischer ingericht en de interface is consistenter.

• Design guidelines: Er is een solide basis gelegd voor een Fourtress Design System. De eerste versie is getest en gevalideerd. Feedback wees o.a. op het belang van scanbare content met duidelijke kopjes. Met deze guidelines zal het maken van nieuwe tools efficienter en uniformer gaan zonder dat de verschillende developers meer communicatie onderling nodig hebben. Ditzelfde geldt voor de component library.

• Consistente component library: Inconsistente UI-patterns tussen tools zijn opgelost. De herstructurering van de component library zorgt voor een consistente gebruikerservaring.

• Usability tests: Zowel interne als externe testers konden het nieuwe ontwerp intuïtief gebruiken, zelfs met verschil in voorkennis of eerdere ervaring met Galileo.

Bekijk het clickable prototype door naar onderstaande link te gaan;